Hoje, os Chief Innovation Officers (CIOs) enfrentam diariamente uma infinidade de decisões, à medida que procuram reduzir custos, manter a eficiência do fluxo de trabalho e melhorar as ofertas de serviços através de novas ferramentas digitais – seja implementando novas estratégias de automação ou ferramentas de sourcing. para apoiar os esforços de transformação digital das empresas.
Para muitos CIOs, simplesmente pesar os prós e os contras entre os diferentes fornecedores de software e as ferramentas oferecidas pode ser um desafio em si, com outros presos em contratos atuais sem saber como maximizar o seu valor.
Escolher entre as ferramentas de produtividade/colaboração do Microsoft 365 e do Google Workspace, por exemplo, é uma decisão difícil para muitos. Ambos os serviços possuem uma variedade de recursos e pode ser difícil decidir qual é o mais adequado para sua organização, a fim de otimizar sua eficiência e obter a melhor relação custo-benefício.
Então, por onde começar?
Consultor de Estratégia e Max Sankey, Diretor da Efficio.
Maximizando o valor da sua plataforma atual
Para aproveitar ao máximo a tecnologia existente, independentemente do fornecedor, é importante procurar oportunidades de agrupar recursos e remover ferramentas desnecessárias; considere funcionalidades como plataformas de comunicação, gerenciamento de identidade e acesso, Single Sign On, armazenamento de arquivos, telefonia, visualização de dados, segurança cibernética EUC e até mesmo hardware EUC. As empresas podem considerar a coleta periódica ou automatizada de licenças para limitar novas compras desnecessárias. Para empresas que ainda não implementaram isso, muitas vezes há até 20% de oportunidade de colher usuários para evitar novas compras e maximizar o valor da plataforma existente.
Saber quando é o momento certo para reavaliar
O Google Workspace e o Microsoft 365 podem ter preços de licença comparáveis para usuários padrão, mas para avaliar efetivamente o custo de qualquer plataforma, é importante comparar o custo total de sua pilha de tecnologia mais ampla.
Para uma análise mais detalhada, é importante analisar os perfis dos usuários, o mix de funcionários (em período integral ou parcial, por exemplo), a sazonalidade das contratações e a rotatividade. Por exemplo, a Microsoft oferece um modelo de licença mais modular para funções específicas em um ambiente de negócios (por exemplo, F vs E, M365 vs O365 e qualquer combinação de complementos), o que pode gerar reduções de custos significativas se você estiver utilizando atualmente apenas um único tipo de licença. O custo da migração completa entre plataformas pode ser considerável – algo em torno de uma a três vezes o custo anual da licença mais o esforço de recursos internos.
Acordos contratuais de um ou três anos?
Quando se trata de gerenciar custos e selecionar uma ferramenta de produtividade que garanta a máxima eficiência ao seu negócio, também é importante considerar o acordo contratual. Se você observar os planos de acordo do Google e da Microsoft, por exemplo, o acordo de um ano do Google é semelhante ao de três anos, mas pode eliminar descontos em troca da flexibilidade de um compromisso mais curto.
Enquanto isso, a New Commerce Experience (NCE) ou Cloud Solution Provider (CSP) de um ano da Microsoft é ainda mais flexível, permitindo compromissos mensais. Isto pode ser vantajoso para requisitos de licença sazonais ou reduções semestrais. Dito isto, se você estiver usando o NCE/CSP, é vital revisar o uso mensalmente. As empresas muitas vezes se inscrevem no NCE/CSP mensal a um preço unitário mais alto para maior flexibilidade, sem aproveitar as oportunidades de redução real.
Os acordos de três anos do Google e da Microsoft são normalmente mais adequados para empresas maiores com uma base de funcionários consistente ou crescente. As vantagens incluem melhores preços unitários gerais e proteção de preços a longo prazo. Uma diferença importante é que o Enterprise Agreement da Microsoft também permite que os clientes reduzam suas licenças de assinatura no aniversário do contrato de três anos.
Compreender os gastos na nuvem para alavancar as negociações
Outra recomendação seria que as empresas aproveitassem todos os seus gastos e pegada da Microsoft ou do Google durante as negociações, especialmente para ver se conseguem firmar os seus vários acordos.
Embora as equipas de cloud normalmente dependam de reservas, planos de poupança e previsões para otimizar os seus compromissos, as empresas devem certificar-se de que compreendem quaisquer vantagens que podem utilizar nos seus modelos de licenciamento. Por exemplo, o “traga sua própria licença” do Azure pode tornar a compra de Servidor ou SQL por meio de EA mais vantajosa do que sob demanda.
Preços do Microsoft Copilot ou do Google Gemini?
O Microsoft Copilot (alimentado pelos LLMs avançados da OpenAI, como o GPT-4) e o Google Gemini (alimentado pelas tecnologias de IA do Google) visam aumentar a produtividade do usuário por meio de integrações de IA em seus respectivos ecossistemas. Eles oferecem uma lista abrangente de recursos, como geração de conteúdo, resumo, análise e sugestões contextuais para capacitar equipes e criar eficiência.
A Microsoft e o Google estão oferecendo atualmente preços fixos por usuário para cada módulo de IA, permitindo que as empresas escolham quais usuários podem usar a funcionalidade de IA. O preço de tabela de cada módulo de IA é semelhante ao da licença de produtividade (Workspace ou Microsoft 365), dobrando efetivamente seu gasto mensal. No entanto, muitos destes novos produtos complementares, por exemplo, o Anthropic da GCP, o Gemini da Google, o Co-pilot da Microsoft, o Microsoft Power Automate, estão efectivamente a ser utilizados como “adoçantes” durante as negociações para ajudar a garantir melhores descontos em produtos principais.
Para reduzir custos e otimizar a eficiência em toda a empresa, os CIOs precisam de ser capazes de compreender as opções que têm antes de prosseguir, especialmente quando se trata de ferramentas de produtividade, para evitar dores de cabeça desnecessárias e acordos contratuais demorados. Sem compreender os recursos e benefícios que as novas ferramentas digitais oferecem e os custos associados, muitos CIOs, sem saber, concordam com contratos que podem custar-lhes mais do que já estão pagando e ser menos eficientes.
Antes de procurar novas plataformas ou serviços digitais, especialmente ferramentas de produtividade, é importante reavaliar o serviço atual e identificar se podem ser feitas melhorias para maximizar o valor e evitar a compra de algo novo. Se esta não for uma opção, então os CIOs precisam identificar quando é o momento certo para mudar e se é mais valioso concordar com contratos de um ou três anos.
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